Statutes / Statuts
Statuts en Français voir ci-dessous
Approved by Royal Decree 8 March 1988
Modified by the General Assembly 24 October 2008
CHAPTER 1: NAME, OFFICE, OBJECTIVE, DURATION
ARTICLE 1: In accordance with the law of 2 May 2002, the international association with a scientific purpose 'Conseil Européen des Urbanistes - European Council of Town Planners' whose Statutes were approved by Royal Decree on 8 March 1988 is transformed into an "association internationale sans but lucratif" [international not-for-profit association] entitled:
ECTP - CEU EUROPEAN COUNCIL OF SPATIAL PLANNERS CONSEIL EUROPÉEN DES URBANISTES (aisbl)
All documents, invoices, announcements, publications and other items emanating from the association must mention this title including the designation «aisbl».
The association may use either the French or the English name or both.
The languages used by the association are English and French. In the event of a divergence in interpretation between texts, the French text will prevail.
ARTICLE 2: The Registered Office of the association is established in Brussels, 21 rue Ernest Allard 1000 Bruxelles / Ernest Allardstraat 21 1000 Brussels. It falls within the jurisdiction of Brussels.
The Administrative Office is based at the registered office; it may be temporarily established at the office of the current Secretary General.
The association may establish branches and offices anywhere in Belgium or abroad on the decision of the Executive Committee.
ARTICLE 3: The association, which is devoid of any profit motive, has the objective of collecting, studying and promulgating information related to the exercise of the profession of planner in the Member States of the Council of Europe and across their Institutes and Associations, the defence of the rights of planners and research into a definition of their obligations.
The association may work towards this objective by all direct and indirect means at its disposal. This objective is pursued regardless of any political, linguistic or philosophical consideration.
The association will seek to bring into membership at least one member per member state of the Council of Europe.
The General Assembly may establish Internal Regulations.
ARTICLE 4: The association is constituted for an unlimited period; it will be dissolved at any time if its members determine that its objectives have been achieved.
CHAPTER II: MEMBERS, ADMISSIONS, DEPARTURES, COMMITMENTS
ARTICLE 5: The international not-for-profit association is composed of Full Members, Corresponding Members and Observer Members as specified below. Each Full Member and Corresponding Member designates up to two (2) delegates to represent it who are themselves considered to be members of the association. Each year on the occasion of the Annual General meeting [the ordinary General Assembly], the Executive Committee will be required to report on the measures taken to enact this article.The Agenda of the Annual General Meeting will mention that this article has been enacted, or is in the process of being enacted.
Former Presidents of the association remain members as Présidents d'Honneur. They are not considered delegates and have neither the status nor rights of associates.
Any other former delegate may also be nominated a Président d'Honneur by the General Assembly with the limited rights above, if such a person has achieved something notable within the association.
ARTICLE 5/bis:
FULL MEMBERSHIP
Full membership of the ECTP - CEU is open to those Institutes and Associations of spatial Planners established in the national States represented in the Council of Europe (hereafter called "European countries") which meet the criteria for membership adopted by the ECTP - CEU in accordance with the International Agreement and Declaration, namely:
(i) The essential object of the Institute or Association is the development and promotion of spatial planning as a distinct profession;
(ii) It is independent or able to demonstrate that it is working towards independence within a defined time;
(iii) It operates nationally; ECTP - CEU full member associations or institutes are those with a national spatial coverage. Regional, including any sub-national, interregional or local associations or institutes will be admitted as full members only where the regional scale is representative for a different ethnic or language group which is not represented in any other association or institute in that country, or where there is no national association;
(iv) It can show that (i)-(iii) can be endorsed by authoritative bodies in its member state;
(v) It consists of personal members but can also include societies or other collective bodies; the ECTP - CEU full member associations or institutes contain individual professional planners whose roles are outlined in The New Charter of Athens 2003 and who are recognised according to the national - or if appropriate - regional rules of regulation of the planning profession. Associations or institutes of sectoral planners may be admitted as corresponding members and will be encouraged to enlarge their membership criteria to accept all professional planners;
(vi) Associations or institutes including other individual members that are not fully recognised as spatial planners (i.e. students or affiliated professionals), administrative or other associate bodies can be eligible for full membership if they demonstrate that their aims and objectives coincide fully with those of the ECTP - CEU.
More than one Institute or Association from any one European country may be admitted to membership provided that they meet the criteria.
Applications for membership are referred to the Executive Committee which determines whether the criteria are met. Formal accession to the ECTP - CEU takes place at a General Assembly meeting after the adoption by the General Assembly at the Annual meeting of a recommendation by the Executive Committee that the applicant should be admitted to membership, having provided evidence that it meets the criteria.
Every full Member has voting rights.
ARTICLE 5/ter:
CORRESPONDING MEMBERSHIP
Corresponding Membership is open to Institutes and Associations dealing with spatial planning in European countries which do not meet the criteria for full membership as set out in Art. 5/bis above.
Corresponding Membership is open to Institutes and Associations of other professions which show an interest in spatial planning.
Corresponding Membership is open to societies, collective bodies(1), administrative bodies(2), and universities and research institutions active in the field of spatial planning.
Applications for membership are referred to the Executive Committee. Formal accession to the ECTP - CEU takes place at a General Assembly meeting after the adoption by the General Assembly at the annual meeting of the recommendation by the Executive Committee that the applicant can be admitted to corresponding membership.
(1) Societies and collective bodies: e.g. land developers, planning & renewal agencies; investment, builders & contractors' organisations; financial institutions; real estate societies; charities.
(2) Administrative bodies: e.g. ministries, departments, national or regional development agencies and local authorities (governments and public agencies & regional and local authorities).
ARTICLE 5/quater:
OBSERVER STATUS
After the Executive Committee receives such evidence and, pending formal accession to membership in accordance with the timetable above, applicants are admitted to Observer status.
Applicants who do not meet the criteria but who can demonstrate that they are taking all practicable steps to meet the criteria, may be admitted to Observer status at the discretion of the Executive Committee for a specified period to enable them to meet the criteria. This period may be extended only if the Executive Committee is satisfied that substantial progress has been made towards meeting the criteria and that they are likely to be met within a further specified period.
Observer status is restricted to applicant members and is granted only in the circumstances set out in this article. It is not granted to bodies which clearly have no reasonable prospect of being able to meet the criteria for membership in the foreseeable future.
Observer status is open to individuals such as planners from countries where there is no organisation of planners which is or could become a full member; observer status is also opened to engineers, architects, other specialists and students.
ARTICLE 6: Any Association, Institute and Professional Grouping of planners who wishes to be part of the association must put this request in writing to the Executive Committee which will pass the request on to the next General Assembly, which is the only body competent to rule on such a proposal; it can do so without needing to justify its ruling.
Each Association, Institute and Professional Grouping of Planners which fulfils the requirements above and who has been chosen by the vote of the General Assembly becomes part of the association in the capacity of member and will be represented by a maximum of two (2) delegates in accordance with Article 5 above.
All new members are required to sign the register of Members.
This signature denotes full acceptance of the association's statutes.
ARTICLE 7: Admission to membership obliges the association to pay the current annual subscription. This sum is set each year by the General Assembly.
This subscription is payable on 28 February each year.
The General Assembly may decide to set an entrance fee at a level of its choosing.
Any Member failing to pay its subscriptions for more than six months is given notice by the Executive Committee to fulfil its obligation. This notice may be sent by email with proof of receipt of a subscription reminder. Non-payment of the subscription within half a year of this notice will result in the Member being suspended. The General Assembly can decide to exclude the Member or to downgrade the Member to observer status.
ARTICLE 8: Members may resign from the association by letter to the Executive Committee.
Any delegate who is no longer qualified to represent the Member ceases to be part of the association and is deemed to have resigned.
Any Member is at liberty to send a letter or an email to the Executive Committee at any time to indicate that one or more delegates is/are no longer the delegate(s) for that group.
Whenever a delegate ceases to be so designated by a Member, the Member nominates a replacement and informs the Executive Committee as soon as possible.
ARTICLE 9: The exclusion of an associate member can only be carried out by the General Assembly. Such a decision entails the revocation of the office of Member and that revocation must be made explicit and reasons given.
In any exclusion or revocation, the General Assembly will act on the basis of a secret ballot requiring a two thirds majority, having heard or called for explanations either from the delegate(s) in person or by delegates in the name of and on behalf of the Member which is the subject of the action.
Any Member subject to the measure above may from the following year and in subsequent years present a fresh application to become part of the association in accordance with Article 6 above showing that the reasons for the original exclusion have been eliminated.
From the point of resignation, exclusion or revocation of a Member, former delegates may not take part in General Assemblies. This provision does not apply to Présidents d'Honneur in accordance with Article 5 above.
ARTICLE 10: An alphabetical list of surnames, first names and nationality of delegates and of the Member which designated them will be prepared each year by the Executive Committee; the list will show changes notified by the Members. The list will be circulated to members of the association and can be communicated to third parties with the agreement of the Members concerned.
CHAPTER III: EXECUTIVE COMMITTEE
ARTICLE 11: The association is administered by a Council of at least three and no more than 15 administrators chosen from the delegates and serving for four years by the General Assembly; the nomination can be revoked at any time. These Administrators together constitute the Executive Committee (abbreviation ExCo).
At least one of the administrators must hold Belgian nationality.
ARTICLE 12: The administrators are not under any personal obligation related to the commitments of the association. Their responsibility is limited to the fulfilment of the mandate they have been given.
ARTICLE 13: The administrators are eligible for election in accordance with the Internal Regulations. The outgoing administrators leave office immediately after the General Assembly.
ARTICLE 14: The Executive Committee is convened and chaired by the President, or failing that by the Vice-president or another administrator designated by his or her colleagues, when the interests of the association require it and when three Administrators require it. Meetings are held at a venue to be announced at the time the meeting is called.
ARTICLE 15: The Executive Committee may meet and carry out its duties in accordance with Article 17 below if at least half of its members are present or represented. All Executive Committee decisions are taken by simple majority of the votes. The Chair has the casting vote in the event of a tie.
One or more administrators may be represented by another administrator of their own choosing.
ARTICLE 16: The deliberations of the Executive Committee are recorded in minutes signed by the majority of members who were present at the meeting and any vote. These minutes are signed by the President, an administrator-delegate or two members of the Executive Committee.
ARTICLE 17: In accordance with the provision of Article 15 above, the Executive Committee is fully empowered to carry out all administrative functions and dispositions required by the association.
Its competence extends to all actions not expressly reserved to the General Assembly. In particular it has the power to make decisions - on its own sole authority - regarding any activity serving the objectives of the association which meet the criteria set out in Article 3 above. It may among other things receive any monies, enter into all types of markets and contracts, take on and cede leases including those over terms longer than nine years; it can acquire, dispose of and exchange movable property and fixed property necessary for the achievement of the association's objective; after obtaining necessary legal authorisation it can accept gifts or legacies, consent to and accept pledges, securities and mortgages, including those subject to a clause enabling them to be sold without observing legal formalities; dispose of real property rights, privileges and resolutive actions, withdraw before or after payment from privileged registrations and mortgages, transcriptions, distraints and other encumbrances; bestow official registrations, negotiate, initiate legal proceedings as plaintiff, negotiate, reach agreements or compromises. This list is illustrative and not exhaustive. The Executive Committee may also, unless it has delegated these powers, nominate and dismiss agents and employees of the association, and set requirements, remuneration and conditions of service as well as any eventual sureties.
ARTICLE 18: The Executive Committee can delegate the day-to-day management of the association including the use of officially registered signatures necessary for such management, to one or more administrator-delegates selected from among its members and whose powers it determines. It may also confer special powers on any mandated person of its choice.
ARTICLE 19: Legal action as plaintiff or defendant is taken in the name of the association by the Executive Committee, represented by the President or by a delegated administrator.
ARTICLE 20: All actions of the association, all powers and procurations, all commitments, engagement and dismissal of agents and employees of the association, unless otherwise delegated by a special meeting of the Executive Committee, are to be signed by two administrators; they are not required to refer to any prior decision of the Executive Committee when so disposing.
CHAPTER IV: GENERAL ASSEMBLY
ARTICLE 21: The General Assembly is the sovereign body of the association.
It consists of delegates of the Full Members, Corresponding Members and Observers. Only the first of these have the right to vote.
The following principal items are reserved to the competence of the General Assembly: 1) modifications to the statutes; 2) nomination and dismissal of administrators of the Executive Committee and their function; 3) approval of budgets and accounts; 4) the voluntary dissolution of the association; 5) admission, dismissal and exclusion of members; 6) decisions which are beyond the legal and statutory competence of the Executive Committee, including the general policy of the association; 7) the establishment of Internal Regulations.
ARTICLE 22: There should be at least one ordinary General Assembly each year, in Spring. The General Assembly may be convened in addition as many times as its proper purposes require, and at any time when requested by one third of the delegates. General Assemblies will be held at the time, date and location specified in the notice convening the meeting. All delegates must receive the notice convening the meeting.
ARTICLE 23: The Executive Committee convenes the meeting by email addressed to each member at least one month before the meeting.
The notice of meeting includes the agenda; the General Assembly can only consider items on this agenda.
ARTICLE 24: The General Assembly is chaired by the President of the Executive Committee or failing him or her, by the Vice-president or by an administrator appointed by the other administrators.
ARTICLE 25: The right to vote in the General Assembly is a function of the number of the Full Members represented by the delegates. Each Full Member is represented by two delegates who must be members of the organisation in accordance with Article 5 above.
Delegates in each country share votes between them; the number of votes is equal to the number of countries represented by the delegates except where a country is represented by more than one association, in which case the vote is apportioned by the number of associations.
Présidents d'honneur do not have the right to vote.
The minutes of each General Assembly must contain a list of the members present at the meeting and the number of votes assigned to each member from the countries represented at the General Assembly.
A delegate has the right to attend and participate in the General Assembly either in person or represented by another delegate.
ARTICLE 26: The General Assembly is quorate however many delegates are present or represented, and its decisions are taken by simply majority of votes. In the event of a tie, the President has a casting vote,
By way of derogation from the previous paragraph, Assembly decisions on modifications to the statutes, admission and exclusion of associates or voluntary dissolution of the association must be taken on the basis of conditions set out below in accordance with the principles of Belgian law and in particular the Belgian law governing not-for-profit bodies.
Notices convening General Assemblies called in order to modify the statutes must be issued at least one month before the proposed meeting; they must show expressly the intention of the proposed modifications, the Articles to be modified and the new proposed text; the General Assembly can only deliberate on such matters if two-thirds of the members are present or represented and no modification can be adopted without a three-quarters majority; if a first General Assembly fails to get the required quorum, a further General Assembly will be convened with at least two weeks' notice, and the notice convening it must repeat the proposed modifications in accordance with the requirements already listed and confirming that the procedure already outlined has been followed; this new General Assembly has the power to vote on the proposed modifications however many members are present or represented as long as it represents two thirds of the votes of the members.
The exclusion of a Member can only be effected by a three-quarters majority of votes in the General Assembly.
The voluntary dissolution of the association must be preceded by a General Assembly convened expressly for this purpose with at least one month's notice, and at which at least two thirds of the members are present or represented.
The decision must be adopted by a three quarters majority of the delegates present or represented.
This decision is not subject to judicial approval. If this first Assembly is not quorate, a new General Assembly will be convened with at least two weeks' notice; the notice convening the meeting must state that the procedure above has been followed; the second General Assembly is empowered to vote for the proposed liquidation however many members are present or represented, as long as it represents two thirds of the votes of the members.
ARTICLE 27: Decisions of the General Assembly are noted in a special register, signed by the President and the Secretary, and by any delegates who request it kept at the registered office of the association where any interested parties may consult it without removing it. If these interested parties are not delegates, permission to show the register is subject to the prior written authorisation of the Executive Committee which is not required to give any reason for its decision.
Existing copies of these minutes are signed by the President, an administrator-delegate or two administrators.
CHAPTER V: BUDGETS and ACCOUNTS
ARTICLE 28: Each year on 31 December, the annual accounts will be closed and the budget for the following year will be opened.
Both are subject to the approval of the Spring General Assembly.
CHAPTER VI: DISSOLUTION, LIQUIDATION
ARTICLE 29: In the event of voluntary dissolution of the association, the General Assembly meeting in accordance with the requirements as to quorum and majority covered in Article 26 above will announce it, appointing one or more liquidators and determining their powers in respect of meeting liabilities. Any assets must be assigned to objectives as close as possible to those of the association being dissolved. In the event of a legal dissolution, this will be followed by a General Assembly of associates convened to the same end by the liquidator(s).
ARTICLE 30: Any clause in these statutes which is not in accordance with the Belgian Law of 2 May 2002 is regarded as null and void.
Any item not covered by these Statutes and in particular items to be announced in the Belgian official gazette (Moniteur Belge) will be subject to the same legislation.
STATUTS
Approuvé par Arrêté Royal le 8 mars 88
Modifiée par l’Assemblée Générale du 24 octobre 2008
TITRE I: DÉNOMINATION, SIÈGE, OBJET, DURÉE
ARTICLE 1: Suite et conformément à loi du 2 mai 2002, l’association internationale à but scientifique «Conseil Européen des Urbanistes - European Council of Town Planners» dont les statuts ont été approuvés par AR le 8 Mars 1988 est transformée en une association internationale sans but lucratif dont la dénomination est:
ECTP – CEU
EUROPEAN COUNCIL OF SPATIAL PLANNERS
CONSEIL EUROPÉEN DES URBANISTES
(aisbl)
Tous les actes, factures, annonces, publications et autres pièces émanant de l’association doivent mentionner cette dénomination, l’indication «aisbl» incluse.
L’association peut faire usage des dénominations française et anglaise simultanément ou isolément.
Les langues de l’association sont l’anglais et le français. En cas de divergence dans l’interprétation des textes, le texte français prévaudra.
ARTICLE 2: Le siège social de l’association est établi à Bruxelles au BELO Brussels Europe Liaison Office, Avenue d’Auderghem 63, B-1040 Bruxelles. Il dépend de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.
Le siège administratif est établi au siège social ; il peut être établi de manière temporaire à l’adresse du Secrétaire Général en fonction.
L’association peut établir des succursales, des bureaux ou dépendances en tout endroit de Belgique ou à l’étranger, par décision du Comité Exécutif.
ARTICLE 3: L’association, qui est dénuée de tout esprit de lucre, a pour objet la collecte, l’étude et la transmission des données relatives à l’exercice de la profession d’urbaniste dans les Pays Membres du Conseil de l’Europe et, à travers leurs Instituts et leurs Associations, la défense des droits des urbanistes et la recherche d’une définition de leurs obligations.
L’association pourra réaliser son objet par tous moyens directs ou indirects dont elle disposera. Cet objet est réalisé en dehors de toutes considérations politiques, linguistiques ou philosophiques.
L’association cherchera à réunir en son sein au moins un membre par pays membre du Conseil de l’Europe.
L’Assemblée Générale peut établir un règlement d’ordre intérieur.
ARTICLE 4: L’association est constituée pour une durée illimitée; elle sera toutefois dissoute si les membres constatent que ses buts ont été atteints.
TITRE II: MEMBRES, ADMISSIONS, SORTIES, ENGAGEMENTS
ARTICLE 5: L’association internationale sans but lucratif est composée de membres effectifs, de membres correspondants et de membres observateurs comme établi ci-dessous.
Chaque membre effectif et correspondant désigne jusqu’à deux (2) délégués qui le représentent et qui sont considérés eux mêmes comme membres de l’association.
Chaque année, lors de l’Assemblée Générale ordinaire, le Comité Exécutif sera tenu de faire rapport sur les mesures qu’il aura prises pour exécuter le présent article.
L’ordre du jour de l’Assemblée Générale ordinaire portera chaque année la mention que le présent article est exécuté ou qu’il est en voie d’exécution.
Les anciens présidents de l’association en restent membres en qualité de Présidents d’Honneur. Ils ne sont pas considérés comme délégués dont ils n’ont pas la qualité et les prérogatives.
Tout ancien délégué peut par ailleurs être nommé Président d’Honneur avec les prérogatives limitées ci-dessus par l’Assemblée Générale, s’il a accompli une action remarquable au sein de l’association.
ARTICLE 5/bis:
MEMBRES EFFECTIFS
La qualité de membre effectif de l’ECTP – CEU est ouverte aux Instituts et Associations d’urbanistes des pays représentés au Conseil de l’Europe (ci-après dénommés «pays européens») qui rencontrent les critères définis par l’ECTP – CEU dans «l’Accord international et Déclaration») à savoir:
(i) Le but essentiel de l'Institut ou de l'Association doit être le développement et la promotion de l'urbanisme en tant que profession distincte;
(ii) l'Institut ou l'Association doit être indépen-dant(e), ou être en mesure de démontrer qu'il ou qu'elle travaille à y parvenir dans un délai bien défini;
(iii) l'Institut ou l'Association doit fonctionner à l'échelle nationale; les associations ou instituts membres effectifs de l’ECTP – CEU ont une dimension nationale. Les associations ou instituts de niveau régional (incluant sub-national, interrégional ou local) sont admis comme membres effectifs mais uniquement lorsque la dimension régionale est représentative d’un groupe ethnique ou linguistique différent de ceux représentés par d’autres associa¬tions du même pays ou en l’absence d’association nationale;
(iv) L'Institut ou l'Association doit démontrer qu’il (elle) fait autorité dans l’Etat membre en question pour pouvoir assumer les tâches citées en (i) à (iii) ci-dessus;
(v) L'Institut ou l'Association est constitué de personnes physiques mais peut aussi inclure des sociétés ou autres personnes morales. Les associations ou instituts membres effectifs de l’ECTP – CEU sont des organisations réunissant des urbanistes professionnels dont les rôles sont définis par La Nouvelle Charte d’Athènes 2003 et qui sont reconnus selon les règlements nationaux ou - le cas échéant – régionaux, gérant la profession d’urba¬niste. Les associations ou instituts d’urbanistes sectoriels sont admis comme membres correspondants et seront encouragés à élargir leurs critères d’adhésion pour accepter tous les urbanistes professionnels;
(vi) Les associations ou instituts, incluant d’autres membres individuels qui ne sont pas reconnus comme urbanistes (ex. étudiants ou professionnels de professions connexes), les organismes administratifs ou d’autres associations, ont droit au statut de membre effectif s’ils peuvent démontrer que leurs objectifs coïncident totalement avec ceux de l’ECTP – CEU.
Plusieurs Instituts ou Associations établis dans un seul et même pays européen peuvent être admis en tant que membres pourvu qu'ils remplissent les conditions.
Les demandes d'adhésion sont soumises au Comité Exécutif qui détermine si les conditions d'admission sont remplies. L'adhésion officielle a l’ECTP – CEU a lieu pendant l’Assemblée Générale qui suit l'adoption par l’Assemblée Générale ordinaire d'une recom¬mandation du Comité Exécutif selon laquelle le candidat doit être admis comme membre ayant fourni la preuve qu'il remplit les conditions.
Chaque membre effectif dispose de droit de voix.
ARTICLE 5/ter:
MEMBRES CORRESPONDANTS
Les instituts et les associations traitant d’urbanisme dans les pays européens qui ne remplissent pas les critères de l’art. 5/bis peuvent postuler au titre de membre correspondant.
Les Instituts et Associations d’autres professions qui s’intéressent à l’urbanisme et à l’aménagement du territoire peuvent postuler au titre de membre correspondant.
Les sociétés et les organismes collectifs(1) ou administratifs(2), les universités et institutions de recherche en urbanisme et aménagement du territoire peuvent postuler au titre de membre correspondant.
L'admission des membres correspondants sera traitée par le Comité Exécutif. L'adhésion officielle a l’ECTP – CEU a lieu pendant une réunion de l’Assemblée Générale qui suit l'adoption par l’Assemblée Générale ordinaire d'une recomman¬dation du Comité Exécutif selon laquelle le candidat doit être admis comme membre correspondant.
Sociétés et organismes collectifs: par ex. les promoteurs immobiliers, les bureaux d’études en urbanisme et rénovation urbaine; les investisseurs et entrepreneurs les institutions financières; les sociétés immobilières; le secteur associatif.
2 Organismes administratifs: par ex les ministères, administrations, agences nationales ou régionales de déve¬loppement territorial, les autorités locales (gouvernements et administrations régionales et locales).
ARTICLE 5/quater:
STATUT D'OBSERVATEUR
Après avoir remis ces preuves au Comité Exécutif et en attendant l'adhésion officielle selon le processus décrit ci-dessus, les candidats seront admis en tant qu'observateurs.
Les candidats qui ne remplissent pas les conditions mais qui sont capables de prouver qu'ils sont en train de prendre toutes les mesures possibles pour y satisfaire, peuvent être admis en tant qu'observa¬teurs à la discrétion du Comité Exécutif pendant une période limitée afin de leur permettre de remplir les conditions. Cette période peut être prolongée uniquement si le Comité Exécutif est satisfait des progrès substantiels réalisés dans le sens des conditions d'admission, et si celles-ci apparaissent rencontrables avant la fin de la période de prolongation.
Le statut d'observateur est limité aux candidats et est accordé uniquement dans les circonstances décrites selon cet article. Il n'est pas accordé aux associations qui de toute évidence ne pourront pas remplir les conditions d'adhésion de manière raisonnable dans un avenir prévisible.
Le statut d’observateur est ouvert aux personnes physiques tels que les urbanistes des pays sans association nationale qui soit ou pourrait devenir membre effectif; ce statut est également ouvert aux ingénieurs, architectes, autres spécialistes et étudiants.
ARTICLE 6: Les Associations, Instituts et Groupements Professionnels d’Urbanistes, qui désirent faire partie de l’association doivent en faire la demande par écrit au Comité Exécutif qui transmet cette demande à l’Assemblée Générale la plus proche, laquelle est seule habilitée à statuer à ce propos et cela sans motivation.
Chaque Association, Institut et Groupement Professionnel d’Urbanistes qui remplira les conditions précitées et qui aura été choisi par le vote de l’Assemblée Générale fera partie de l’association en qualité de membre et sera représentée par un maximum de deux (2) délégués conformément à l’art. 5 ci-dessus.
Tout nouveau membre est tenu de signer le registre des membres.
Cette signature constate, sans réserve, son adhésion aux statuts de l’association.
ARTICLE 7: Toute adhésion à l’association entraîne l’engagement de payer la cotisation de l’année courante. Le montant de cette cotisation est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.
Cette cotisation sera payable le 28 février de chaque année.
L’Assemblée Générale peut décider la perception d’un droit d’entrée dont elle fixe le montant.
Le membre en retard de plus de six mois pour le paiement de sa cotisation est mis en demeure par le Comité Exécutif de satisfaire à son obligation. Cette mise en demeure peut être faite par lettre électronique avec preuve de réception de rappel de cotisation. A défaut de paiement de la cotisation dans le semestre de la mise en demeure, le membre défaillant est réputé suspendu. L’Assemblée Générale peut décider l’exclusion du membre ou de reléguer le membre à part entière au statut d'observateur.
ARTICLE 8: Les membres peuvent renoncer à faire partie de l’association en adressant leur démission par lettre au Comité Exécutif.
Tout délégué qui ne sera plus en mesure d’établir qu’il est désigné dans le but de représenter le membre cessera de faire partie de l’association et sera réputé démissionnaire
Tout membre sera libre d’adresser en tout temps une lettre par courrier postal ou électronique au Comité Exécutif, signalant que la désignation du ou des délégués précédemment choisis par lui aura pris fin.
Dans chaque cas où un délégué cessera d’être désigné par un membre, celui-ci désigne un nouvel délégué et en informe des que possible le Comité Exécutif.
ARTICLE 9: L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale. Cette décision entraînera la révocation d’office du membre; la délibération de l’Assemblée Générale doit faire expressément mention de cette révocation et doit être motivée.
Dans tous les cas d’exclusion ou de révocation, l’Assemblée Générale statue au scrutin secret et à majorité des deux tiers des voix, après avoir entendu ou appelé à fournir des explications soit le/s délégué/s en son nom personnel, ou encore les délégués au nom et pour compte du membre objet de cette mesure.
Tout membre ayant fait l’objet de la mesure ci-dessus peut, dès l’année sociale suivante et ultérieurement chaque année, présenter une nouvelle candidature conformément à l’article 6 ci-dessus en expliquant que les motifs de l’exclusion ont été éliminés.
Dès la démission, l’exclusion ou la révocation d’un membre, les anciens délégués ne pourront plus prendre part aux Assemblées Générales. Ne font pas partie de cette norme les Présidents d’Honneur conformément à l’art. 5 ci-dessus.
ARTICLE 10: Une liste indiquant par ordre alphabétique les noms, prénoms et nationalité des délégués ainsi que le membre qui les a désignés, sera complétée chaque année par les soins du Comité Exécutif; elle indiquera, dans l’ordre alphabétique, les modifications qui se sont produites parmi les membres. Elle sera distribuée aux membres de l’association et pourra être communiquée à des tiers moyennant accord des membres concernés.
TITRE III: COMITE EXÉCUTIF
ARTICLE 11: L’association est administrée par un conseil de trois administrateurs au moins et de quinze administrateurs au plus, choisis parmi les délégués et nommés pour quatre ans par l’Assemblée Générale et en tout temps révocables par elle. L’ensemble des administrateurs constitue le «Comité Exécutif», en abrégé «ExCo» (Executive Committee).
Un des administrateurs au moins doit être de nationalité belge.
ARTICLE 12: Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l’association. Leur responsabilité se limite à l’exécution du mandat qu’ils ont reçu.
ARTICLE 13: Les administrateurs sont éligibles conformément au règlement d’ordre intérieur. Les administrateurs sortants cessent leurs fonctions immédiatement après l’Assemblée Générale.
ARTICLE 14: Le Comité Exécutif se réunit sur convocation et sous la présidence de son Président, ou, à défaut, d’un Vice-président ou encore d’un administrateur désigné par ses collègues, chaque fois que l’intérêt de l’association le demande et chaque fois que trois administrateurs l’exigent. Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans la convocation.
ARTICLE 15: Le Comité Exécutif ne peut délibérer et statuer valablement conformément aux compétences définies à l’article 17 ci-après, que si la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. Toute décision du Comité Exécutif est prise à la majorité simple des votants. En cas de partage, la voix de celui qui préside est prépondérante.
Un ou plusieurs administrateurs peuvent se faire représenter aux délibérations par un mandataire qu’ils auront choisi(s) parmi les administrateurs.
ARTICLE 16: Les délibérations du Comité Exécutif sont constatées par des procès-verbaux signés par la majorité des membres qui ont été présents à la délibération et au vote. Ces procès-verbaux sont signés par le président, par un administrateur délégué ou par deux membres du Comité Exécutif.
ARTICLE 17: Dans les conditions de l’article 15 ci-dessus, le Comité Exécutif est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes d’administration ou de disposition qui intéressent l’association.
Il a, dans sa compétence, tous les actes qui ne sont pas expressément réservés à l’Assemblée Générale. Il a notamment le pouvoir de décider, de sa seule autorité, toutes les opérations qui entrent, au terme de l’article 3 ci-dessus, dans l’objet de l’association. Il peut, entre autres, recevoir toutes sommes et valeurs, conclure tous marchés et contrats, prendre ou donner à bail ou sous-louer, même pour plus de neuf ans; il peut acquérir, aliéner ou échanger tous biens meubles et tous biens immeubles nécessaires à la réalisation de l’objet social; après obtention des autorisations prévues par la loi, accepter tous dons et legs, consentir et accepter tous gages et nantissements et toutes hypothèques, avec stipulation de voie parée, renoncer à tous droits réels, privilèges et actions résolutoires, donner mainlevée, avant ou après paiement, de toutes inscriptions privilégiées ou hypothécaires, transcriptions, saisies oppositions et autres empêchements; dispenser de toutes inscriptions d’office, traiter, ester en justice, conclure et plaider, tant en demandant qu’en défendant, transiger et compromettre, l’énumération qui précède étant énonciative et non limitative. C’est le Comité Exécutif également qui, sauf délégation qu’il aurait faite de ses pouvoirs, nomme et révoque les agents, employées et salariés de l’association, détermine leurs attributions, fixe leurs traitements et émoluments ainsi que leur cautionnement, s’il y a lieu.
ARTICLE 18: Le Comité Exécutif peut déléguer la gestion journalière de l’association, avec usage de la signature sociale afférente à cette gestion à un ou plusieurs administrateurs délégués choisis parmi ses membres et dont il fixera les pouvoirs respectifs. Il peut également conférer tous pouvoirs spéciaux à tous mandataires de son choix
ARTICLE 19: Les actions judiciaires, en que partie demanderesse ou défenderesse, sont suivies, au nom de l’association, par le Comité Exécutif, représenté par son Président ou par un administrateur à cet effet délégué.
ARTICLE 20: Tous actes engageant l’association, tous pouvoirs et procurations, tous engagements et révocations d’agents, employés ou salariés de l’association, à défaut d’une délégation donnée par une délibération spéciale du Comité Exécutif, sont signés par deux administrateurs, lesquels n’ont pas à justifier, à l’égard des tiers, d’une décision préalable du Comité Exécutif.
TITRE IV : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
ARTICLE 21: L’Assemblée Générale est le pouvoir souverain de l’association.
Elle se compose des délégués des membres effectifs, correspondants et observateurs. Seuls les premiers ont le droit de vote.
Sont réservés notamment à la compétence de l’Assemblée Générale: 1) les modifications aux statuts; 2) la nomination et la révocation des administrateurs du Comité Exécutif et de leur fonction; 3) l’approbation des budgets et des comptes; 4) la dissolution volontaire de l’association; 5) les admissions, les révocations et les exclusions des membres; 6) toutes décisions dépassant les limites des pouvoirs légalement et statutairement dévolus au Comité Exécutif, y compris la politique générale de l’association; 7) l’établissement d’un règlement d’ordre intérieur.
ARTICLE 22: Il doit être tenu au moins une Assemblée Générale ordinaire chaque année, dans le courant du printemps.
L’Assemblée Générale peut être réunie extraordinairement autant de fois que l’intérêt social l’exige. Elle doit l’être lorsqu’un tiers au moins des délégués le demande.
Toute Assemblée Générale se tient aux jour, heure et lieu indiqués dans la convocation. Tous les délégués doivent y être convoqués.
ARTICLE 23: La convocation est faite par le Comité Exécutif, par lettre électronique adressée à chaque membre un mois au moins avant la réunion.
La convocation contient l’ordre du jour; l’Assemblée Générale ne peut délibérer que sur les points portés à celui-ci.
ARTICLE 24: L’Assemblée Générale est présidée par le Président du Comité Exécutif ou, à son défaut, par le Vice-président ou par l’administrateur désigné à cette fin par ses collègues.
ARTICLE 25: Le droit de vote à l’Assemblée Générale est organisé en fonction du nombre de membres effectifs représentés par des délégués. Chaque membre effectif est représenté par deux délégués qui sont tous deux membres effectifs de l’association conformément à l’art. 5 ci-dessus.
Les délégués de chaque pays repartissent les voix entre eux ; le nombre de voix est égal au nombre des pays représentés par les délégués sauf si un pays est représenté par plus d'une association, auquel cas le vote est réparti proportionnellement en fonction du nombre d'associations.
Les Présidents d’Honneur ne disposent pas du droit de vote.
Le procès-verbal de chaque Assemblée Générale devra contenir la liste des pays représentés et le nombre de voix attribué à chaque membre ressortissant d’un des pays représentés à l’Assemblée Générale.
Le délégué a le droit d’assister et de participer à l’Assemblée Générale soit en personne, soit représenté par un autre délégué.
ARTICLE 26: L’Assemblée Générale est valablement constituée, quel que soit le nombre de délégués présents ou représentés, et ses décisions sont prises à la majorité simple des voix émises; en cas de parité des voix, celle du président est prépondérante.
Par dérogation à l’alinéa précédent, les décisions de l’assemblée comportant modifications aux statuts, admission et exclusion d’associés ou dissolution volontaire de l’association ne sont prises que moyennant les conditions spéciales ci-après, inspirées des principes du droit belge et notamment de la loi belge sur les associations sans but lucratif.
Les convocations aux Assemblées Générales appelées à modifier les statuts devront être données un mois au moins avant l’Assemblée Générale projetée; elles devront spécialement indiquer l’objet des modifications, à savoir quels sont les articles à modifier et quels sont les textes nouveaux proposés; l’Assemblée Générale ne pourra valablement délibérer que si les 2/3 des membres sont présents ou représentés et toute modification ne sera adoptée qu’à la majorité des 3/4 des voix; à défaut pour cette première assemblée d’avoir réuni le quorum requis, une nouvelle Assemblée Générale sera convoquée séance tenante dans un délai de quinze jours au moins, les convocations reproduisant comme ci–dessus les modifications proposées ainsi que la mention que la procédure précitée a été suivie ; cette nouvelle Assemblée Générale sera habilitée à voter les modifications proposées quel que soit le nombre des membres présents ou représentés à condition de réunir les deux tiers des voix de ces membres.
L’exclusion d’un membre ne pourra être prononcée que par l’Assemblée Générale statuant à la majorité de 3/4 des voix.
La dissolution volontaire de l’association devra être précédée d’une Assemblée Générale convoquée spécialement dans ce but, dans un délai d’un mois au moins, laquelle ne pourra statuer que si les 2/3 des membres sont présents ou représentés.
La décision devra être adoptée à la majorité de 3/4 des délégués présents ou représentés.
Cette dernière décision ne sera pas soumise à une homologation judiciaire. A défaut pour cette première Assemblée d’avoir réuni le quorum requis, une nouvelle Assemblée Générale sera convoquée séance tenante dans un délai de quinze jours au moins; les convocations devront reproduire la mention que le procédure précitée a été suivie; cette nouvelle Assemblée Générale sera habilitée à voter la liquidation proposée quel que soit le nombre des membres présents ou représentés, à condition de réunir les deux tiers des voix de ces membres.
ARTICLE 27: Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre spécial, signé par le Président et le Secrétaire, ainsi que par les délégués qui le demandent, et conservé au siège de l’association où tous les intéressés pourront en prendre connaissance, mais sans déplacement du registre. Si les intéressés ne sont pas délégués, cette communication est subordonnée à l’autorisation préalable et écrite du Comité Exécutif, lequel n’a pas à justifier sa décision.
Les copies existantes de ces procès-verbaux sont signées par le Président, un administrateur délégué ou deux administrateurs.
TITRE V: BUDGETS ET COMPTES
ARTICLE 28: Chaque année, à la date du 31 décembre, le compte de l’exercice écoulé est arrêté et le budget du prochain exercice dressé.
L’un et l’autre sont soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale ordinaire du printemps.
TITRE VI : DISSOLUTION, LIQUIDATION
ARTICLE 29: En cas de dissolution volontaire de l’association, l’Assemblée Générale, réunie dans les conditions de présence et de majorité prévues par l’article 26 ci-dessus, qui l’aura prononcée nommera un ou plusieurs liquidateurs et déterminera leurs pouvoirs avec mission d’apurer le passif social. Le solde éventuel de l’actif devra être affecté à un objet se rapprochant autant que possible de l’objet en vue duquel l’association dissoute a été créée. En cas de dissolution judiciaire, celle-ci sera suivie d’une Assemblée Générale des associés convoqués aux mêmes fins par le ou les liquidateurs.
ARTICLE 30: Toute clause des présents statuts qui serait en contradiction avec les dispositions de la loi du 2 mai 2002, sera réputée non écrite.
Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts et notamment les publications à faire au Moniteur Belge seront réglées conformément à ladite loi.